Door de genomen maatregelen van het kabinet om de verspreiding van het Coronavirus te voorkomen is thuiswerken voor velen van ons onvermijdelijk. Maar, hoe zorg je ervoor dat je in je eigen huis prettig en effectief kunt werken? Uit de vele ‘tips and tricks’ die experts geven, hebben we de 10 belangrijkste geselecteerd. Doe er je voordeel mee in deze uitzonderlijke tijden!

1. Zorg voor een aparte werkruimte

Thuis ligt veel meer verleiding op de loer dan op de werkvloer. Daarom is het hebben van een aparte werkruimte écht heel fijn. Dit minimaliseert de afleiding en verhoogt jouw efficiëntie. Maar als je geen vaste thuiswerker bent, zal dat aparte kantoor er waarschijnlijk ook niet zijn. Nu je waarschijnlijk weken gaat thuiswerken, kun je eens bekijken of je een noodkantoor kunt creëren. Bijvoorbeeld een plek in huis die je kunt afschermen van afleidingen. Richt dit plekje zo zakelijk mogelijk in en verwijder alle ‘ruis’ die niet noodzakelijk zijn voor je werk. Zorg ervoor dat je op deze plek rustig kunt werken, mogelijk zijn er namelijk ook nog ander huisgenootjes in huis nu de scholen dicht zijn.     

2. Let op je houding en maak je werkplek arbo bestendig   

In deze tijden kiest niet iedereen vrijwillig voor thuiswerken en zijn velen er dus ook niet op voorbereid. Wellicht zit jij nu aan de keukentafel of op de bank thuis te werken. Toch is het zaak om een ergonomisch verantwoordde werkplek voor jezelf te creëren. Niet werken op de bank of in bed dus, maar gewoon aan een tafel of bureau op de juiste hoogte. Schaf als het even kan een laptopstandaard en een externe muis én toetsenbord aan, zodat je goed rechtop kan zitten en geen last krijgt van je nek en schouders. De werkplek op kantoor die tot in de puntjes is afgesteld op de arbo wetgeving, verruil je thuis namelijk al snel voor een ‘relaxte’ houding achter je laptop en dat kan je na een paar weken ’thuiswerken’ een aantal vervelende klachten opleveren. Oppassen dus!

3. Sta elke dag op tijd op

Als je de neiging hebt om je thuiswerkdagen te combineren met het weekend-gevoel zal het je zwaar vallen om productief te zijn gedurende zo’n dag. Routine is enorm belangrijk voor je productiviteit én je energieniveau, dus sta steevast op hetzelfde tijdstip op als je voorheen gewend was. Juist die vastigheid in opstaan zorgt ervoor dat je fris aan de dag begint – je lichaam is hier immers al aan gewend. Waar je normaliter bijvoorbeeld een uurtje moet reizen, kun je het echter nu iets rustiger aan doen of wat extra tijd besteden aan de kinderen voor je start met je werkzaamheden. Profiteer daarvan!

4. Check-in online werkoverleg  

Tja, daar zit je dan. Fris en fruitig in je geïmproviseerde werkruimte. En dan? Op de gemiddelde werkdag begin je steevast met een kop koffie gevolgd door een korte afstemming met je collega’s over de orde van die dag. Mogelijk organiseren jullie zelfs een dag- of weekstart zodat iedereen helemaal up-to-date is voor de werkzaamheden van start gaan. Dat gaat nu even anders, maar het is wél te organiseren. Spreek met je team een vast moment af waarop iedereen online inbelt. Er zijn diverse mogelijkheden om dat te organiseren (zie punt 8). Tijdens dit online werkoverleg kun je even checken hoe iedereen erbij zit (niet onbelangrijk nu), of er nog belangwekkende zaken zijn en wat de werkverdeling is voor die dag. Zo’n moment markeert de start van de werkdag en maakt het veel makkelijker om daarna productief aan het werk te gaan!     

5. Zorg voor een goede werkdiscipline  

Als je thuis werkt, is de grootste valkuil dat je kleine klusjes in huis gaat doen. Maar om gedisciplineerd te kunnen blijven werken, is het beter om thuiswerken en huishoudelijke beslommeringen strikt gescheiden te houden. Gebruik enkel je pauzes voor het huishouden of contact met de kinderen. Daarnaast is deze multitasking verre van effectief. Bij het wisselen tussen taken gebruik je steeds opnieuw hersencapaciteit – ook voor die taken waar je al mee gestopt was. Dus tien dingen tegelijk willen doen, verstopt je brein waardoor er nauwelijks nog nieuwe zaken bij kunnen. Het elimineren van afleidingen van het gezinsleven is soms een iets grotere uitdaging. Bekijk of je daarover duidelijke afspraken kunt maken met je partner – of eventuele opvang/oppas. En wellicht kun je iets doen met je werktijden; dus niet van 9 tot 17 maar van 7 tot 15. Of verdeeld over twee blokken op de dag. Daarbij is het handig om de focus te verleggen van uren maken naar output genereren. Maak afspraken over wat de prioriteit heeft. Gebruik hier bijvoorbeeld het online werkoverleg voor.

6. Doe de belangrijkste taken eerst  

Het kan ontzettend onbelangrijk lijken, maar hoe de samenstelling van je dag eruitziet en met welke taken je de dag begint zijn van grote invloed. Noteer voor jezelf de belangrijkste taken voor die dag. Dat wat écht moet gebeuren. Het dwingt je om heel bewust aan de slag te gaan met de dingen die de hoogste prioriteit hebben. Voor effectief thuiswerken is je  focus immers ontzettend belangrijk. Als je niet weet wat je precies wilt gaan doen, dan kan de dag heel snel met je aan de haal gaan. Dit lijstje kun je zelf maken óf in overleg met je team tijdens je online werkoverleg. 

7. Werk in blokken van maximaal 1 tot 2 uur  

Het is onrealistisch om te denken dat je gedurende de hele werkdag je concentratie kunt behouden. Toch loert het gevaar van de hele dag buffelen, wat de kwaliteit van je werk ironisch genoeg niet ten goede zal komen. Deel je dag dus slim in en plan in blokken van 1 of 2 uur. Tussen deze blokken neem je even een korte pauze. Probeer jezelf voor elk blok een doel te stellen en dit dan ook te halen. Zorg dat je niet in de verleiding komt om steeds maar weer je mail te checken of een collega te bellen als dat niet direct noodzakelijk is. Natuurlijk kun je wel een deel van zo’n blok reserveren om je telefoontjes, e-mail en dergelijke te behandelen. Maak hierover ook onderling afspraken met je collega’s door bijvoorbeeld gezamenlijke blokken voor onderling contact af te spreken. Het klinkt rigoureus, maar het werkt vaak ontzettend goed en helder. Veel vragen of berichten zijn namelijk helemaal niet urgent, maar ze halen je wél uit je concentratie.

8. Plan pauzes  

Als je werkt in blokken, plan dan ook je pauzes. Het klinkt misschien gek, maar als je thuiswerkt kan je soms de neiging hebben om juist veel meer te werken dan je normaal op kantoor doet. Je kletst niet met collega’s, koffie en toilet zijn nooit ver weg en de lunchpauze duurt doorgaans korter dan op kantoor. Waak daarvoor! Pauzes zijn van niet te onderschatten waarde. Gebruik de pauzes voor wat ontspanning, een lunch, contact met de andere aanwezige huisgenoten of doe wat huishoudelijke taken. Een andere reden voor een pauze is dat lang zitten in dezelfde houding erg ongezond is, organiseer dus je eigen beweging. Loop in huis of ga naar buiten voor een boodschapje of een wandeling met de hond. Je zult zien dat het ervoor zorgt dat je gezond en wel de dag door komt. Houd je wel aan de afgesproken tijden en start op tijd weer aan je volgende werkblok!    

9. Communiceer effectief  

Onderdeel van je werkeffectiviteit is ook jouw communicatie met collega’s. Ervoor zorgen dat je elkaar goed begrijpt zonder dat dit veel tijd vergt is daarbij belangrijk. Er zijn talloze chat-apps, er is het intranet en je hebt natuurlijk de klassieke e-mail. Maar zorg dat je ook weet hoe je daar gebruik van maakt en bedenk dat je collega misschien veelvuldig via een ander kanaal communiceert dan jij. Als organisatie of team is het dan ook handig om hier keuzes in te maken en die tools te kiezen die het beste bij jullie manier van communiceren en IT-policy past. Ook hier geldt weer dat wanneer je niet gewend bent om thuis te werken, het werken met allerlei online tools even wennen zal zijn. Wie weet ontdek je echter nieuwe mogelijkheden die je ook in het na dit Corona-tijdperk goed van pas kunnen komen. Online tools die wij nu aanbevelen zijn Trello,  Google Drive, Whereby,  Zoom en Slack.

10. Stop op tijd  

Als je al het bovenstaande in acht neemt, werk je gestructureerd en met focus aan je belangrijkste taken én neem je op gezette tijden pauze voor wat ontspanning. Op deze manier hou je het lang vol en ben je dagelijks productief. Maar de werkelijkheid is weerbarstig en het zal niet altijd gaan zoals je gepland hebt. Leer daarvan, stel vast wat je morgen beter kunt doen maar stop ook als je echt moe ben zodat je de volgende dag weer fris kan beginnen. Wie thuiswerkt zal ervaren dat een goede work/life-balance hanteren een uitdaging kan zijn. Het is toch verleidelijk om nog even de laptop open te klappen in de avonduren. Wees daarin een beetje streng voor jezelf. Dat werkt twee kanten op. Formuleer goed je te realiseren taken en zorg dat deze echt afkomen. Klaar? Dan zit de werkdag erop en start je privéleven. Dus stel grenzen, naar iedereen! Effectief thuiswerken lukt niet als je werkgever je op elk moment kan storen, als je vriendinnen denken dat je nu wel even lekker een kopje koffie met ze kunt drinken of als je familie je de hele dag door belt ‘omdat je toch thuis bent’. Bepaal voor jezelf wat jouw werkblokken zijn en communiceer die duidelijk.  Het is aan jou om dan consequent te zijn.   

Tot slot

Hopelijk keert de situatie van vóór 12 maart snel terug. Maar het zou ook kunnen dat velen van ons over 3 weken nog steeds thuis zitten te werken. Om in de tussentijd productief, energiek én gemotiveerd te blijven helpt het toepassen van bovenstaande tips. Met als mantra ‘organiseer je eigen structuur en discipline’. 

Vind je het echter toch lastig en wil je support bij het inrichten van jouw team? Neem dan contact op met Jan Beeker van Coöperatie Vonkers. Jan of één van de andere Vonkers helpen je graag om juist nu de productiviteit van jouw team of organisatie op niveau te houden!